Sustav upravljanja dokumentima – DMS kontrolira životni ciklus organizacijskih dokumenata – način na koji su izrađeni, uređeni, objavljeni unutar organizacije i javnosti, dostupni i pročitani. Učinkovit DMS trebao bi odražavati poslovnu kulturu ljudi i organizacije koje ga koriste. Sam proces počinje skeniranjem dokumenata u MARIS DMS – u gdje dokumenti dobivaju svoj elektronički oblik i svoj „digitalni život“.
Dokumenti za ovjeru prosljeđuju se automatizmom ovlaštenim osobama, uz poruku na e-mail kao podsjetnik. Ovjereni dokumenti arhiviraju se na mrežnim diskovima u određene mape s kontrolom pristupa. Informacije o ovjerenim dokumentima možemo doznati preko barkoda urudžbenog broja dokumenta na mobilnom uređaju.
Upravo u tome što Maris DMS omogućuje funkcionalnost u svim fazama životnog ciklusa dokumenta, od stvaranja dokumenta od nacrta do upravljanja njegovim sadržajem, uređivanja, objavljivanja, lektoriranja, pregleda i eventualnog brisanja ili arhiviranja. Ono što je najvažnije da postoji sljedljivost kod praćenja procesa što omogućava bolju kontrolu mjerljivost i kasnije unaprjeđenje.
Primjerice kod zaprimanja ulaznog računa dokument se skenira i svi podaci o partneru i financijski podaci unose se u sustav te se pokreće proces plaćanja računa koji se prosljeđuje odgovornim osobama unutar DMS sustava i ERP sustava. Sam dokument unutar DMS-a prolazi nekoliko faza od odobravanja, likvidature i plaćanja te knjigovodstvene evidencije sve u skladu s ulogama i definiranim odgovornostima.
Opcije Marisa DMS-a uključuju:
- Zaprimanje dokumentima
- Ovjera dokumenata
- Arhiviranje dokumenata
- Upravljanje korisnicima i timovima
U Maris aplikacijama omogućeno je arhiviranje dokumenata u sljedećim modulima:
- Servisna dokumentacija CAFM
- Artikli, Složeni artikli, Sastavnice
- Dokumentacija o radnicima, Zaštita na radu
- Ugovori, Troškovnici, Radni nalozi
- Urudžbeni zapisnik, Upravni postupak
- Komunalna prodajna mjesta (potrošači)
Ukoliko želite smanjiti troškove operativnog poslovanja vlastitog IT sustava ili koristiti Maris DMS sustav IPC-a, javite nam se:
- Tomislav Hranjec mob. 098/ 297 871 [email protected]
- Marijan Zlatarek mob. 098/ 473 813 [email protected]