Ured bez papira

Računi i ugovori samo su neki od dokumenata s kojima se svakodnevnoj susrećemo u poslovanju. Ako govorimo o srednjim i velikim tvrtkama, dokumenti se često razmjenjuju među zaposlenicima, a nerijetko i kopiraju u više primjeraka. Kada tvrtka upravlja većom količinom dokumenata javljaju se problemi u poslovanju koji su najčešće uzrokovani sporom administracijom, lošom komunikacijom između sektora zaduženih za obradu te dokumentacije, kao i gubljenjem dokumenata koji "putuju" kroz tvrtku. Takva tvrtka postaje tromi aparat i gubi bitku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi zasnivaju na tokovima poslovnih dokumenata.

Uvođenjem „ureda bez papira“ postiže se uglavnom interna optimizacija kroz ubrzanje poslovanja i smanjene troškova, dok se način poslovanja s vanjskim subjektima još uvijek definira po dogovoru. Dobar dio knjigovodstvenih isprava već se može zaprimati u elektroničkom obliku (eRačuni, eOdobrenja, eOtpremnice i sl.), no prema Zakonu o računovodstvu i papirnati dokumenti mogu se skenirati ili fotografirati i tako pretvoriti u elektroničke dokumente da bi se olakšala njihova daljnja obrada. Ovaj proces zahtjeva stvaranje „digitalnog poštanskog ureda“ u kojem će se papirnati sadržaj zaprimiti, skenirati i dostaviti u elektroničkom obliku ovlaštenim osobama, a skenirani papirnati originali arhivirati na označeno mjesto. Naknadni pristup fizičkim dokumenata olakšan je jer se brzo možete pronaći informacija gdje je dokument odložen, a informacije o ovjerenim dokumentima možemo doznati preko barkoda urudžbenog broja na mobilnom uređaju.

Obzirom da ERP Maris već ima ugrađenu mogućnost arhiviranja velikog broja dokumenata, uvođenje cjelovitog sustava ne traži velika dodatna ulaganja. Sustav je nadopunjen s integralnim rješenjem za brzo skeniranje dokumenata, urudžbiranjem dokumenata prema klasifikacijskim oznakama iz važećih pravilnika, rješenjem za ovjeru dokumenata i sigurnosnim sustavom koji omogućuje zaštitu od neovlaštene upotrebe.

Dokumenti za ovjeru prosljeđuju se u automatiziranom postupku ovlaštenim osobama, uz dodatnu obavijest putem elektroničke pošte kao podsjetnik. Da bi bio automatiziran, sam postupak zahtjeva prethodnu razradu tijekova kolanja dokumenata, te ovlasti i hijerarhiju potpisnika. Za račune koji se ovjeravaju u određenim iznosima, omogućena je prethodna raspodjela po radnim nalozima i automatsko preuzimanje u likvidaturu.

Trenutno dostupne opcije rješenja:

  • Zaprimanje dokumenata
  • Ovjera dokumenata
  • Arhiviranje dokumenata

 

Kontakt podaci

Za više informacija slobodno nam se obratite na e-mail adresu pis@ipc.hr ili telefon 040 396 542.